Documents pouvant être demandés en cas de contrôle

Quelle documentation peut vous être demandée lors d’un contrôle sanitaire ?

La création de la police unique sous l’autorité du ministre de l’Agriculture et de la Souveraineté alimentaire s’accompagne depuis janvier 2024, pour les établissements en remise directe comme les poissonniers, de l’externalisation des contrôles par des organismes privés, à savoir Mérieux, APAVE, Inovalys, Bureau Véritas et le consortium Inovalys-GDS Centre selon les régions.

Ce dispositif vise à augmenter, dès cette année, de 80% le nombre d’inspections en remise directe soit un total de 100 000 contrôles par an.

Par retour d’expérience terrain, trouvez ci-après les documents que sont amenés à demander les inspecteurs pour l’évaluation documentaire du Plan de Maîtrise Sanitaire (PMS).

Déclaration d’activité CERFA 13984

Ce formulaire permet à tout établissement de remise directe qui produit ou commercialise des denrées alimentaires contenant des produits d'origine animale d'effectuer la déclaration obligatoire avant ouverture. Elle est aussi obligatoire à chaque changement d'exploitant, d'adresse ou d'activité.
Il s’agit d’une formalité administrative simple et rapide qui peut se faire en ligne. Le récépissé signé retourné par DDPP est à conserver.

Source : Déclarer la manipulation de denrées alimentaires d’origine animale

Dérogation à l’agrément CERFA 13982

Afin de répondre aux exigences de sécurité sanitaire, les exploitants mettant sur le marché des denrées animales ou d’origine animale (c’est-à-dire vendant à des professionnels) doivent obtenir au préalable un agrément sanitaire. Cependant, des commerces de détail comme les poissonneries peuvent bénéficier d’une dérogation à l’agrément. Pour cela, la quantité de denrées cédées à d’autres commerces de détail doit être limitée, la distance avec les établissements livrés ne doit pas excéder 80 km (sauf disposition contraire) et une déclaration aux autorités compétentes doit être adressée.
Il s’agit d’une formalité administrative relativement simple et rapide qui peut se faire en ligne. Le récépissé signé retourné par DDPP est à conserver.

Source : Déroger à l’agrément sanitaire

Courrier de délivrance de l’agrément sanitaire

Dans le cas où la cession à d’autres professionnels n’est plus locale et limitée en quantité, l’établissement doit obtenir au préalable un agrément sanitaire. La lettre de délivrance de l’agrément est à conserver, ainsi que le dossier d’agrément à jour.

Attestation de formation en hygiène alimentaire ou diplômes obtenus

Il s’agit ici de vérifier que le personnel a bien reçu lors de sa formation initiale (CAP, BEP, BAC Pro, BTS) ou lors de formations continues, les connaissances requises en hygiène alimentaire. Les attestations de formation délivrées par l’organisme de formation doivent donc être disponibles. Le cas échéant, les diplômes peuvent être demandés.

Facture d’eau

Ce document est généralement moins demandé, mais permet de s’assurer que l’établissement est bien raccordé à l’eau de réseau (potable).

Le plan de nettoyage (ENR03)

L’établissement doit formaliser et afficher son plan de nettoyage. C’est un document qui indique la fréquence de nettoyage de chaque zone et surface, le produit utilisé ainsi que la méthode d’utilisation (concentration, temps d’action, rinçage…).
L’enregistrement a minima des opérations de nettoyage non quotidiennes peut être demandé.
Pour un établissement visuellement propre et qui procède à des contrôles de nettoyage via des prélèvements de surfaces réguliers, il y a des chances que cet item soit rapidement inspecté.

Fiches techniques et fiches de sécurité des produits de nettoyage

L’établissement doit avoir à disposition les fiches techniques et fiches de sécurité des produits de nettoyage utilisés.
Cela permet de vérifier leur conformité (notamment l’aptitude au contact alimentaire et le numéro d’homologation dans le cas des désinfectants) et leur bonne utilisation (ex : concentration, rinçage…)
Elles peuvent être fournie par le fournisseur de produits de nettoyage.

Le plan de lutte contre les nuisibles (ENR02)

La lutte contre les nuisibles est souvent sous-traitée à un prestataire. Il fournit en général toutes les informations nécessaires à savoir : le contrat (avec la fréquence des passages), les fiches techniques des produits utilisés, le plan de localisation des pièges, les bons d’intervention, ...
Dans le cas où la lutte est effectuée en interne, les mêmes informations doivent être disponibles.

Le plan de maintenance

Les équipements doivent être entretenus de manière à réduire au maximum les risques de contamination. Ainsi, les bons d’intervention (ou les enregistrements de l’entretien s’il est réalisé en interne) du matériel doivent être conservés et disponibles. Il s’agit par exemple de l’entretien des chambres froides, l’entretien des viviers, l’entretien de la machine à glace…

Procédures et enregistrements de la surveillance de process à risque (ENR05)

L’identification des process à risque au sein de l’établissement est indispensable. L’établissement se base généralement sur le Guide de Bonnes Pratiques d'Hygiène et HACCP du secteur (ex : Poissonnier). Exemple : cuisson/refroidissement de coquillages et crustacés.

NB : Il est donc important d’avoir à disposition ce Guide de Bonnes pratiques Hygiène. Il doit être connu de tous.

Les mesures de maîtrises spécifiques de ces process à risque sont à mettre en place, enregistrer et conserver. Exemple : barème de cuisson, température à coeur en fin de cuisson et en fin de refroidissement.

NB : Il y a des activités sans process à risque

Enregistrement des contrôles à réception (ENR04)

Le contrôle à réception est un élément majeur du plan de maîtrise sanitaire, notamment la présence des éléments de traçabilité, le contrôle de la température, l’absence de denrées manifestement parasitées (Anisakis).
Il est conseillé d’enregistrer ce contrôle sur le bon de livraison et d’en conserver une copie, et dans tous les cas, il faut pouvoir montrer en cas de non-conformité qu’une action corrective efficace a bien été mise en place (ex : mail de refus de la marchandise au fournisseur).

Enregistrement des températures de stockage (ENR01)

C’est un classique du PMS. Un enregistrement du relevé quotidien des températures de stockage (chambres froides, frigos, vitrines le cas échéant) est très souvent demandé car il permet de vérifier le bon respect de la chaîne du froid.

Attention

Il faut indiquer sur le document en cas de non-conformité quelles actions correctives ont été mises en place.

Traçabilité

La traçabilité est une des obligations légales du PMS.
La finesse de la traçabilité est à la discrétion de chaque établissement, mais les éléments suivants sont généralement demandés : les bons de livraison des matières premières, les étiquettes sanitaires des denrées animales (à conserver donc), ainsi que le cas échéant les bons de livraison aux clients professionnels.

Plan de contrôles analytiques

Il est fortement conseillé dans la cadre de la vérification du PMS de réaliser des analyses (microbiologiques ou physico-chimiques) des produits d’une part, et des surfaces (pour le contrôle de l’efficacité du plan de nettoyage) d’autre part. Elles peuvent être nécessaires pour valider une durée de vie.
Les bulletins d’analyses envoyés par le laboratoire sont à conserver car ils seront demandés.

Attention,

Attention

En cas de non-conformité, bien penser à annoter le bulletin avec les actions correctives mises en place et à refaire l’analyse.

Toutes ces demandes sont relatives à l’application du RÈGLEMENT (CE) N° 852/2004 DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL du 29 avril 2004 relatif à l'hygiène des denrées alimentaires, et en particulier son annexe II ; ainsi que le règlement RÈGLEMENT D'EXÉCUTION (UE) No 931/2011 DE LA COMMISSION du 19 septembre 2011 relatif aux exigences de traçabilité définies par le règlement (CE) no 178/2002 du Parlement européen et du Conseil en ce qui concerne les denrées alimentaires d'origine animale.